Daten importieren

REWOO Scope stellt Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, Daten unterschiedlichen Typs zu importieren, um sie anschließend in REWOO Scope verwenden bzw. weiterverarbeiten zu können:

Import von Datensätzen via Excel-Spreadsheets

In REWOO Scope können ganze Datenblätter/-sätze mithilfe von Excel-Dateien angelegt bzw. verändert werden. Das erlaubt das schnelle Importieren von einer großen Menge von Daten wie zum Beispiel das Kundenverzeichnis oder Mitarbeiter-Daten. Daten können immer nur für einen Typ und für eine Ebene dieses Typs importiert werden. Sollen Datensätze mehrerer Typen bzw. Typ-Ebenen angelegt werden, muss dies in separaten Schritten mit separaten Excel-Dateien durchgeführt werden.

Aufbau der Excel-Datei

Damit Excel-Dateien erfolgreich importiert werden können, müssen sie sich an eine vordefinierte Struktur orientieren, die im Folgenden beschrieben wird.

In Spalte 1 stehen die Namen der anzulegenden bzw. zu bearbeitenden Datenblätter. Zeile 1 enthält die unterschiedlichen Feldnamen, die befüllt werden sollen. Durch die Struktur bleibt Zelle A1 damit leer. In die weiteren Zellen werden dann die jeweiligen Werte geschrieben, die das jeweilige Datenblatt im jeweiligen Feld haben soll. Unter Umständen ist es nötig, das Format der Zellen anzupassen, so dass es dem Format des zu befüllenden Datentyps passt.

Struktur einer Excel-Importdatei
Import mit Zwischenebenen

Diese Funktion erlaubt es, Formulare mehrere Ebenen unter übergeordneten Elementen zu erstellen, ohne für jeden Struktur-Zweig einen eigenen Import-Vorgang zu starten. Der Ebenen-Abstand von der direkt unter dem übergeordneten Element liegenden Ebene zur Ebene der Vorlage muss dazu hier eingegeben werden (im Normalfall, also wenn die Vorlage auf der dem übergeordneten Element direkt untergeordneten Ebene liegt, ist der richtige Wert 0).

In der Excel-Datei muss die Tabelle so erweitert werden, dass vor der Spalte mit dem Elementnamen für jede Vorebene eine weitere Spalte angelegt und mit den bereits vorliegenden Elementnamen befüllt sind, unter denen die Element angelegt werden sollen.

In der Kopfzeile der Vorebenen kann eine Strategie angegeben werden, wie diese Ebenen gefunden oder angelegt werden. Ist nichts angegeben, geht das System davon aus, dass die Ebenen existieren. Zwei Strategien sind möglich: COPY(<Vorlage>) kopiert die angegebene Vorlage, um diese Vorebene zu erstellen, CREATE(<Typname>) legt ein neues Element vom angegebenen Typ an. Wird COPY verwendet, werden alle weiteren Ebenen mit der Strategie COPY in der Kopfzeile innerhalb der kopierten Vorlage gesucht und nicht zusätzlich angelegt.

Beispiel für die Verwendung von Zwischenebenen

Gehen wir davon aus, dass in unserer REWOO Scope-Welt ein Top-Level-Element mit dem Namen Kontakte angelegt ist, unter dem sich 2 Aspekte befinden mit den Namen Kunden und Partner. Wir wollen jetzt gleichzeitig sowohl Kunden als auch Partner importieren. Unser Excel-Beispiel würde unter dem Aspekt Kunden zwei Elemente anlegen (Kunde und Customer), und unter dem Aspekt Partner ein Element Klient. Anschließend werden diese Elemente mit den jeweiligen Werten in Name, Ansprechpartner, Telefon und Anschrift befüllt.

Datenimport: Beispiel von Zwischenebenen

Im Datenimport-Dialog würde das Top-Level-Element Kontakte als übergeordnetes Element ausgewählt werden. Die Vorlage würde sich unter der Aspektebene befinden (dort, wo die einzelnen Kontaktdatenblätter angelegt werden sollen). Da die Vorlage nicht direkt unter Kontakte, sondern eine weitere Ebene darunter liegt, ist der richtige Wert für die Anzahl der Zwischenebenen 1. Der Datenimport-Dialog müsste also wie folgt befüllt werden:

Datenimport: Dialog-Beispiel von Zwischenebenen
Import mit Ziehen von Beziehungen für angelegte Elemente

Es ist auch möglich, Beziehungen zu den durch den Datenimport angelegten/aktualisierten Datenblättern zu ziehen. Dazu muss die Excel-Datei um eine (oder mehrere) zusätzliche Spalten erweitert werden. Die Konfiguration muss in die erste Zeile dieser Spalte geschrieben werden (siehe Syntax). Für das jeweilige Element der einzelne Zeile kann in dieser Spalte der Name für das zu verbindende Element angegeben werden.

Dabei sind folgende Dinge zu beachten:

  • Die CONNECT-Spalte muss nach allen Werten (ganz rechts) angefügt werden.
  • Es können beliebig viele CONNECT-Spalten angefügt werden.
  • Das zu verbindende Element braucht einen eindeutigen Namen in der Welt. In der Spalte selbst wird nur der Name des zu verbindenden Datenblatts angegeben, keine Referenz.
  • Pro Zelle kann nur ein Element angegeben werden.
  • Das zu verbindende Element muss bereits vor dem Datenimport bestehen, darf also nicht erst durch den Datenimport selbst angelegt werden.
  • Das zu verbindende Element darf kein TLE sein.

Syntax (in die erste Zeile der Spalte zu schreiben)

CONNECT(ConnectionTypeName,DIRECTION[,RIGHT])
  • ConnectionTypeName (Name des Beziehungstyp, der für die neuen Beziehungen verwendet werden soll)
  • DIRECTION (Richtung, in die die Beziehung gezogen werden soll, vom in dieser Spalte angegebenen Element aus gesehen)
    • IN - eingehend
    • OUT - ausgehend
  • RIGHT (Recht, das die gezogene Beziehung haben soll; wenn leer, wird das Standardrecht des Connectiontyps verwendet)

Beispiel für Import mit Beziehungen

Dieses Beispiel zeigt den Aufbau einer Excel-Datei, bei deren Import auch Beziehungen gezogen werden.

Der Import legt 5 neue Aufträge an und setzt für jeden Auftrag einen Wert für das Feld Auftragswert. Anschließend werden Beziehungen zu den Aufträgen angelegt, die den jeweiligen Sachbearbeitern Schreibrechte auf die neu angelegten Aufträge geben (Max Mustermann erhält Zugriff auf die Aufträge 1001, 1002 und 1003; Monika Musterfrau erhält Zugriff auf die Aufträge 1004 und 1005).

Auftragswert CONNECT(sachbearbeiter,OUT,W)
Auftrag 1001 1.000 € Max Mustermann
Auftrag 1002 2.000 € Max Mustermann
Auftrag 1003 3.000 € Max Mustermann
Auftrag 1004 4.000 € Monika Musterfrau
Auftrag 1005 5.000 € Monika Musterfrau

Der Datenimport-Dialog

0. Vorlage auswählen

Konfigurationen vergangener, erfolgreicher Importe bleiben automatisch gespeichert und können bei jedem folgenden Aufruf als Vorlagen über ein Dropdown ausgewählt und wiederverwendet werden. Dieses Dropdown erlaubt auch das Bearbeiten und Löschen einzelner Konfigurationen. Bitte beachten Sie, dass Änderungen an einer Importkonfiguration erst beim erneuten erfolgreichen Import gespeichert werden.

Datenimport: Konfiguration auswählen
1. Excel-Datei hochladen
Datenimport: Excel-Datei hochladen
2. Name und System-Id festlegen
Datenimport: Name und System-Id

Name - Name der Konfiguration, der später im Dropdown-Feld gespeicherter Importkonfigurationen angezeigt werden soll. Der Name ist frei wählbar.

System-Id - Ein String, der zur eindeutigen Zuordnung vorliegender und zu importierender Elemente verwendet wird. Wurden bereits Elemente über einen Datenimport angelegt und sollen in einem späteren Datenimport aktualisiert werden, muss die System-Id in beiden Fällen dieselbe sein, ansonsten werden alle Elemente in der Excel-Datei in REWOO Scope neu angelegt, statt die bereits angelegten zu aktualisieren.

3. Übergeordnetes Element auswählen

In einem zweiten Schritt muss das Element ausgewählt werden, unter dem die Datensätze in der Excel-Datei angelegt werden sollen. Ist kein übergeordnetes Element ausgewählt, werden Top-Level-Elemente erstellt.

Datenimport: Übergeordnetes Element auswählen
Erstellen vs. Kopieren

"Erstellen" legt ein neues, leeres Element eines bestimmten Typs an und befüllt es mit den Daten aus der Excel-Datei und eventuell hinterlegten Standardwerten der Felder.

"Kopieren" erstellt neue Elemente aus einer Vorlage und befüllt diese dann mit den Daten aus der Excel-Datei, zusätzlich zu allen Werten und Formeln, die sich auf der Vorlage befinden. Darüber hinaus kann eine Kopierstrategie gewählt werden, so dass es möglich ist, nicht nur einzelne Elemente, sondern ganze Strukturen anzulegen.

4.1 Formulartyp / Layout wählen (nur bei "Erstellen")

Wird Erstellen gewählt, muss in einem nächsten Schritt der Datenblatt-Typ und das Layout ausgewählt werden. Werden Top-Level-Elemente erstellt (kein übergeordnetes Element ausgewählt), entfällt die Auswahl des Layouts. Ist ein Aspekt bzw. eine Aspektebene als übergeordnetes Element ausgewählt, entfällt die Typ-Auswahl.

Datenimport: Elemente erstellen
4.2 Vorlage auswählen (nur bei "Kopieren")

Wird Kopieren gewählt, muss in einem nächsten Schritt die Vorlage ausgewählt werden, die zum Erstellen der Elemente verwendet werden soll.

Datenimport: Elemente kopieren
5. Kopierstrategie festlegen (nur bei "Kopieren")

Hiermit wird geregelt, ob ein einzelnes Datenblatt oder eine ganze Struktur kopiert werden soll. Die Strategien entsprechen den möglichen Strategien der COPY-Formel und werden in dessen Kapitel weiter erklärt.

6. Anzahl an Zwischenebenen festsetzen (nur bei "Kopieren")

Anzahl an Ebenen, die zwischen dem Elternelement und der Ebenen der Vorlage liegt. Liegt die Vorlage auf der Ebene genau unter dem Elternelement, ist der richtige Wert hier 0.

7. Import überprüfen und durchführen

Um größere Fehler zu vermeiden, wird vor dem Import eine Statistik über zu erwartende Änderungen angezeigt. Damit kann vorher überprüft und abgeschätzt werden, ob die Operation zum gewünschten Ergebnis führt. Der Import wird erst durch die Bestätigung dieser Statistik gestartet.

Ablage von Dokumenten aller Art

In REWOO Scope können Dateien jeglicher Art kontext-relevant hochgeladen, gespeichert, verwaltet und archiviert werden. Diese Funktion steht jedem Anwender-Typ zur Verfügung, so lange die notwendigen Rechte vergeben wurden. Unterschiedliche Datenfelder erlauben das Hinterlegen unterschiedlicher Dateitypen:

  • FileLinks - Container zum Hinterlegen sämtlicher Dateien
  • Image - Container speziell für Bilddateien
  • EmailFiles - Container speziell für E-Mails
  • SpreadsheetFile - Container speziell für Excel-Dateien
REWOO Scope stellt anschließend weitere Funktionen direkt in der Software zur Verfügung. Dazu zählen unter anderem das Anzeigen von Dokumenten, Bildbearbeitung, Einsehen von Meta-Informationen, Druckfunktion, Suchfunktion, etc.

Speicherung des E-Mail-Verkehrs

EmailFiles-Felder erlauben das kontextspezifische Ablegen von E-Mails. Darüber hinaus ist es möglich, Meta-Informationen (wie Betreff, Absender, Datum, etc.) einzusehen bzw. die E-Mail oder dessen Anhang zu öffnen. Über weitere Software ist es möglich, E-Mails direkt von Microsoft Outlook in REWOO Scope zu ziehen. Damit lässt sich der E-Mail-Verkehr genau dort hinterlegen und archivieren, wo er relevant ist.